Unterlagen für den Immobilienverkauf: Was Sie vorher zusammentragen sollten

Der Immobilienverkauf beginnt nicht mit dem Inserat, sondern mit den Papieren. Käufer, deren Banken und der Notar brauchen dieselben Dokumente, und zwar aktuell und vollständig. Wer sie frühzeitig beisammen hat, kann zügig beurkunden; wer sie erst besorgt, wenn jemand kaufen möchte, riskiert, dass der Interessent in der Wartezeit ein anderes Objekt findet.

Die Grundlage: Eigentum, Lage, Gebäude

Zum Kern der Mappe gehören der aktuelle Grundbuchauszug, der Lageplan oder die Flurkarte und die Bauakte, soweit vorhanden. Der Grundbuchauszug zeigt, wem das Objekt gehört und welche Lasten und Rechte eingetragen sind. Die Flurkarte erhalten Sie beim zuständigen Katasteramt, den Grundbuchauszug beim Grundbuchamt des zuständigen Amtsgerichts; wer ein berechtigtes Interesse nachweist, bekommt Einsicht. Ihr Makler oder der Notar kann die Beschaffung übernehmen.

Aus der Bauakte stammen Baugenehmigung, genehmigte Bauzeichnungen, Baubeschreibung und Abnahmebescheinigungen. Sie beantworten die Frage, ob das, was heute dort steht, auch so genehmigt wurde. Fehlende Genehmigungen für Anbauten, Dachausbauten oder Nutzungsänderungen sind ein häufiger Stolperstein, der sich vorher klären lässt und nachher teuer wird.

Wenn die Bauakte unvollständig ist oder fehlt, ist das kein hoffnungsloser Fall. Bei der Bauaufsichtsbehörde können Eigentümer regelmäßig Akteneinsicht nehmen und Kopien der genehmigten Unterlagen erhalten. Das dauert, ist aber der einzige Weg, Klarheit über den genehmigten Bestand zu bekommen. Planen Sie diese Anfrage früh ein, denn sie liegt am Anfang der Kette: Ohne Kenntnis des genehmigten Zustands lässt sich weder ein Exposé schreiben noch ein Kaufvertrag sauber formulieren.

Energie, Technik, Zustand

Der Energieausweis muss spätestens zur Besichtigung vorliegen und ist unaufgefordert vorzulegen; das ist keine Kür. Daneben sind alle Nachweise zur Technik nützlich: Unterlagen zur Heizung samt Wartungsprotokollen und den aktuellen Bescheinigungen des Schornsteinfegers, Angaben zur Elektroinstallation, zu Dach, Fenstern und Dämmung.

Sinnvoll ist außerdem eine Aufstellung der durchgeführten Modernisierungen mit Jahresangabe und ausführendem Betrieb, belegt durch Rechnungen. Diese Liste ist eines der wirksamsten Verkaufsargumente überhaupt, weil sie belegbar macht, was sonst Behauptung bliebe.

Bewahren Sie dafür auch alte Rechnungen auf, selbst wenn sie lange zurückliegen. Sie belegen nicht nur, dass gearbeitet wurde, sondern auch von wem, und sie helfen dem Käufer später bei Gewährleistungsfragen gegenüber den ausführenden Betrieben.

Zusätzliche Unterlagen je nach Objektart

Je nach Immobilie kommt Weiteres hinzu:

• Bei einer Eigentumswohnung: Teilungserklärung mit Aufteilungsplan, Gemeinschaftsordnung, die Protokolle der Eigentümerversammlungen der letzten Jahre, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnungen und Auskunft zur Instandhaltungsrücklage
• Bei vermieteten Objekten: Mietverträge, Nachträge, Nebenkostenabrechnungen, Angaben zu Kautionen
• Bei Grundstücken und Häusern: Auszug aus dem Baulastenverzeichnis, Erschließungsnachweise, Angaben zu Altlasten aus dem zuständigen Kataster
• Bei Erbfällen: Erbschein oder ein notarielles Testament mit Eröffnungsprotokoll, damit die Verfügungsbefugnis feststeht

Wenn eine Grundschuld eingetragen ist, klären Sie frühzeitig mit der Bank, wie mit ihr verfahren wird. Auch das gehört in die Vorbereitung und nicht auf den Notartermin.

Ordnung, Aktualität und Weitergabe

Ein Grundbuchauszug, der Jahre alt ist, wird nicht akzeptiert. Achten Sie darauf, dass die Dokumente aktuell sind, und sammeln Sie alles sauber sortiert, am besten zusätzlich als saubere Digitalkopie. Interessenten und Banken können die Mappe dann geschlossen erhalten, was den Prozess spürbar beschleunigt.

Rechnen Sie damit, dass die Beschaffung Zeit und Gebühren kostet. Grundbuchamt, Katasteramt, Bauaufsicht und Hausverwaltung arbeiten nicht auf Zuruf, und gerade die Zusammenstellung durch eine Verwaltung dauert erfahrungsgemäß am längsten. Wer die Anfragen parallel stellt statt nacheinander, verkürzt die Wartezeit erheblich. Ein Makler mit Alleinauftrag übernimmt diese Beschaffung üblicherweise; klären Sie vorher, ob das im Auftrag enthalten ist oder gesondert berechnet wird.

Beachten Sie zugleich, dass nicht jede Unterlage an jeden gehört. Vollständige Mappen mit persönlichen Daten geben Sie an ernsthafte Interessenten, nicht an jeden Anfragenden. Ein guter Makler steuert diese Weitergabe und dokumentiert sie.

Fazit

Vollständige, aktuelle Unterlagen sind der Unterschied zwischen einem Verkauf, der läuft, und einem, der stockt. Beginnen Sie mit Grundbuch, Flurkarte, Bauakte und Energieausweis, ergänzen Sie objektabhängig um Teilungserklärung, Protokolle oder Mietverträge und legen Sie eine belegte Modernisierungsliste bei. Diese Arbeit erledigen Sie einmal, und sie zahlt sich in jeder Phase des Verkaufs aus.